Captura de documentos: evite esforços na busca de dados

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A captura de documentos, informação e conhecimento são o alicerce de qualquer organização e também um dos maiores bens dentro de uma empresa.

Por isso mesmo, a digitalização de documentos DEVE ser tratada com importância, exigindo dedicação e trabalho, sobretudo para ser planejada, desenvolvida e executada com eficiência.

Mesmo investindo na gestão da informação e produção de arquivos e mídias digitais, é recorrente o esforço excessivo na busca de dados, mesmo que esses arquivos residam em servidor, principalmente pelo fato das empresas não contarem com uma solução completa que ofereça as facilidades da captura inteligente.

O que é essencial em uma ferramenta de captura de documentos inteligente?

Para evitar problemas com perda de informação, difícil localização ou até organização, a ferramenta de captura de documentos deve suprir os seguintes recursos:

  • Repositório: É o ponto de partida de tudo. Todo arquivo estará sempre ligado a um ou mais repositórios. Ele é o concentrador de todas as informações, determinando os tipos de documentos, dados e processos a serem tratados.
  • Usuários: A segurança de seus arquivos é importante, porém, a acessibilidade também é essencial para que as pessoas sempre encontrem os documentos e informações que precisam.
  • Classificação: A classificação com hierarquia definida no repositório torna tudo mais eficiente.
  • Metadados: Resumem informações básicas sobre dados, facilitando a localização e o trabalho com casos específicos de dados. Por exemplo, autor, dimensão da imagem, data de criação, data de modificação e tamanho do arquivo. Ter a capacidade de filtrar através de metadados facilita a  localização de algum documento específico.
  • Formulários e templates: Os formulários são usados para a indexação, a pesquisa, a interação e o gerenciamento de dados e objetos. Para agilizar esse processo, o uso de templates é imprescindível. Com ele é possível automatizar vários aspectos dos formulários, como por exemplo o preenchimento de metadados.
  • Workflow: Com workflow é possível unir processos manuais e automáticos para alcançar um objetivo comum: flexibilidade e agilidade.

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ipad-x-celeronA solução de captura de documentos da Copsys é baseada no software Xceleron. Com ele, é possível armazenar, capturar, indexar, classificar, processar, automatizar e gerenciar documentos e informações de sua empresa.

O software e o treinamento de seus funcionários são de fácil entendimento, maximizando a operação de negócios e, além disso, faz com que toda a conformidade se efetive, possibilitando a configuração de conteúdos e processos para garantir que seus regulamentos e padrões sejam atendidos.

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