Armazene, capture, indexe, classifique, processe, automatize e gerencie documentos e informações de sua empresa e seus departamentos. É fácil de usar e treinar seus funcionários, fazendo uma escala de sua operação de negócios sem esforço.

fique em conformidade com o processamento de documentos

Nossa solução facilita a conformidade, possibilitando a configuração de conteúdos e processos para garantir que seus regulamentos e padrões sejam atendidos.

Certifique-se de que as pessoas certas sempre recebam as informações corretas imediatamente. Organize, gerencie e acompanhe cada documento ou processo de qualidade sem complicar o processo.

Recursos

O repositório é o ponto de partida de tudo. Todo arquivo estará sempre ligado a um ou mais repositórios. Ele é o concentrador de todas informações, determinando os tipos de documentos, dados e processos a serem tratados. Veja alguns exemplos de repositórios:

  • Processos judiciais
  • Fotos
  • Prontuários médicos
  • Matrícula de alunos
  • Gestão de tempo de vida de contratos e minutas
  • NF-e, DANFE, XML, DACTE
  • Prontuário de RH

Também é possível definir metadados e parâmetros customizados caso necessário, tais como temporalidade, ciclo de vida, tipos de arquivos permitidos, metadados disponíveis, etc.

 recurso de repositório em processamento de documentos

recurso de usuários e grupos em processamento de documentos

A segurança de seus arquivos é importante, porém a acessibilidade também é essencial para que as pessoas sempre encontrem os documentos e informações que precisam.

O nosso software possibilita um controle total sobre o acesso e a hierarquia dos usuários. Com a nossa solução, você pode definir permissões de acesso para grupos inteiros de documentos e objetos de dados, ou para arquivos e objetos individuais – incluindo a possibilidade da atribuição de funções que dão aos usuários e/ou grupos de usuários diferentes níveis de acesso, como por exemplo Gestores ou Convidados.

Os objetos podem ser classificados com hierarquia. Esta hierarquia de tipos de objeto deve ser definida no repositório.

Com essa estrutura, é possível criar subtipos para os tipos, por exemplo, um comprovante de renda pode ser um holerite, um extrato bancário, uma declaração da empresa, etc. Assim, a nova hierarquia será composta de tipos e subtipos de objetos.

Também pode ser informado que um tipo é obrigatório, opcional ou dispensável. A diferença entre o dispensável e o opcional é que no caso do opcional, se este não existir, não é gerado uma pendência, já o dispensável, caso este não exista, gera uma pendência, até que haja uma autorização do documento por alguém que tenha o acesso.

recurso de classificação em processamento de documentos

recurso de metadados em processamento de documentos

Os metadados resumem informações básicas sobre dados, facilitando a localização e o trabalho com casos específicos de dados. Por exemplo, autor, dimensão da imagem, data de criação, data de modificação e tamanho do arquivo. Ter a capacidade de filtrar através de metadados facilita a  localização de algum documento específico.

Nosso software permite que os metadados sejam criados manualmente ou por informações automatizadas através de processos (Service Library), formulários e modelos ou fluxos de trabalho. Estes metadados são definidos no repositório, bem como durante a classificação de objetos. É importante que esteja claro que o uso dos metadados é opcional e de responsabilidade do usuário – mas, pelos benefícios, nós recomendamos o seu uso.

Os formulários são usados para a indexação, pesquisa, interação e gerenciamento de dados e objetos. Para agilizar esse processo, o uso de templates é imprescindível. Com ele é possível automatizar vários aspectos dos formulários, como por exemplo o preenchimento de metadados.

Alias, o conceito de templates é muito importante para facilitar toda a configuração do seu ambiente, evitando refações em outras etapas além dos formulários, por exemplo:

Repositório: é possível utilizar modelos de negócio pré-configurados que podem ser ajustados de acordo com as necessidades particulares do seu negócio ou departamento;

Objetos: define metadados, hierarquia e classificação dos objetos;

Workflow: define um fluxo padrão para problemas comuns, sempre em acordo com o processo documental, como por exemplo: classificação de fotos, registro de matrículas, etc.

recurso de formulários e templates em processamento de documentos

recurso de workflow em processamento de documentos

Com workflow é possível unir processos manuais e automáticos para alcançar um objetivo comum: flexibilidade e agilidade.

Fluxos de trabalho automatizados facilitam processos de negócios simples (como aprovações de contrato, conteúdo controlado, faturações, etc.) para que possa manter-se produtivo e assegurar o cumprimento. Nosso software monitora automaticamente cada etapa do processo de fluxos de trabalho e envia uma notificação quando há algum problema. É simples, rápido e intuitivo.

Aplicações

Cada segmento ou departamento possui seus próprios processos de negócios, documentos e informações. Pensando nisso, desenvolvemos soluções baseadas em desafios e necessidades de cada um deles.

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Redução do custo total de propriedade; velocidade na recuperação de custos; ganho de espaço físico; prevenção de multas e atrasos. E muito mais!

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Fluxos de trabalho automatizado, pesquisa dinâmica por meio de qualquer dispositivo, templates de fácil manipulação, controle de prazos e muito mais!

Revenda

Esta solução é baseada na plataforma Xceleron, ajudando as empresa com a captura, o roteamento e o processamento de documentos.

A Copsys é a distribuidora oficial desta solução em toda a América Latina, tendo como parceira a desenvolvedora CEOS TECH.

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