80% das pequenas empresas desejam digitalizar documentos

homem perdido nos papéis digitalização Copsys

homem perdido nos papéis digitalização Copsys

A empresa Xerox fez uma pesquisa com mais de 1.000 empresas para entender o comportamento no consumo de pequenas e médias empresas nos Estados Unidos, Reino Unido, França e Alemanha.

O resultado da pesquisa chocou os especialistas da área: 80% das pequenas e médias empresas desejam digitalizar documentos e mudar a maneira com que relatam as finanças, faturam, gerenciam formulários legais, de recursos humanos, além de outros muitos processos burocráticos e complexos.

Na pesquisa, quase metade das empresas entrevistadas – 46% – afirmou que bastante tempo é desperdiçado em muitos processos que envolvem documentos físicos. Além disso, 6 em cada 10 entrevistados classificam este fato como algo negativo para a produtividade.

Preferências na decisão dentro do mundo dos negócios

Em outra análise da empresa independente de pesquisa de mercado Coleman Parkes Research, o aumento da produtividade é uma das prioridades dentro das empresas em ascensão. Outros pontos que aparecem como priorizados são:

  • Crescimento e redução dos custos de impressão.
  •  Integração dos dispositivos móveis aos processos de workflow.
  • Proteção das informações críticas de negócios.

Procure uma empresa especializada em digitalização de documentos

As empresas gastando grandes quantias  de dinheiro com equipamentos de escritório e serviços de impressão e digitalização.

Uma das missões da Copsys é ajudar as empresas nos processos de negócios, por isso, oferecemos um vasto leque de soluções, que além de digitalizar os documentos da sua empresa, automatizar processos documentais e melhorar a produtividade e mobilidade, ainda reduzem os custos de impressão.

Pare de gastar tempo com documentos físicos! Consulte um de nossos especialistas e saiba mais sobre esta e outras soluções da Copsys.

 

O planeta precisa de você: reduza o consumo de papel

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A consciência sustentável é uma ideia muito presente nos últimos tempos e um dos maiores problemas combatidos é o alto consumo de papel.

Vamos analisar os fatos! Para fabricar uma tonelada de papel, são usadas de duas a três toneladas de madeira, muita energia e produtos químicos para o branqueamento da celulose que representam riscos sérios à saúde humana e à própria natureza.

Aqui no Brasil, a produção de papel provém de áreas de reflorestamento de eucalipto e pinus, porém o consumo excessivo resulta em problemas hídricos em certas regiões, pois o cultivo de eucalipto consome muita água. Isso vem acontecendo no norte do Espírito Santo, que já viu mais de 130 córregos secarem depois da chegada do eucalipto.

Fique ligado no consumo de papel da sua empresa

Visto isso, é muito importante que VOCÊ – dono de empresa ou organização – fique de olho no consumo excessivo de papel da sua empresa e contribua na diminuição dos efeitos negativos sobre o meio ambiente.

As campanhas internas de conscientização para os funcionários podem até funcionar, mas não são o bastante. É preciso adotar soluções distintas de atuação. Uma das alternativas que mais contribuem para o desfecho deste problema é a solução de Outsourcing de Impressão.

Escolha a empresa certa para gerenciar sua impressão

A Copsys oferece uma solução completa que permite o controle total da impressão dentro da empresa através de automatizações por software: cotas informativas e restritivas, políticas de uso, marca d’água com nome do usuário, auditoria de impressão, relatórios e sumário executivo, impacto ambiental, etc.

Além disso, ao contratar a Copsys você também terá acesso a uma campanha – exclusiva aos colaboradores de nossos clientes – de reducação do usuário que ajuda a promover o uso consciente. ? ?

Entre em contato com nossos consultores e saiba mais!

Digitalizar documentos é o mesmo que escaneá-los?

digitalização ged scanner escanear digitalizar documentos

 

A resposta é: Não!

Escanear é apenas uma das formas de captura do documento/imagem/informação. O processo de digitalizar documentos envolve também as seguintes etapas:

  • Captura – scanner, mobile, desktop
  • Processamento e Classificação – Hardware/Software
  • Distribuição – Gestão eletrônica de documentos (GED)

Por que é importante digitalizar documentos em uma empresa?

Vamos calcular as possibilidades do quanto de papel e espaço sua empresa desperdiça para produzir e guardar documentos: contratos, notas fiscais, processos, documentos de diversos setores (administrativo, financeiro, contábil, etc.).

Recentemente, o IDC divulgou que, nos Estados Unidos, as empresas criaram cerca de 1 bilhão de páginas de papel por dia e gastou-se em média quatro semanas por ano de um executivo, na procura de documentos.

E não é só isso! Entenda os principais problemas causados pela produção de documentos em papéis:

  • Desperdício de tempo e dinheiro com arquivos, caixas, envelopes, etiquetas e papelaria em geral.
  • Acúmulo de papel, que pode facilitar o surgimento de pragas como o bicho da seda e o cupim.
  • Uso desnecessário de espaço físico, que poderia ser aproveitado para alocar frentes de trabalho e ou dispositivos, computadores, servidores, etc.
  • Desperdício de papel com cópias de documentos impressos sem necessidade.
  • Dificuldade na pesquisa e catalogação.
  • Falta de segurança, extravio e perdas por erro humano.
  • Impacto ambiental, gerado pela alta produção de papel.
  • Risco de incêndio

 

processamento captura classificação papel desperdício distribuição

Terceirize a digitalização e gestão de documentos

Nossa solução de digitalização de documentos, além de proporcionar o ganho de espaço físico, o crescimento da produtividade, o aumento na segurança e a redução no impacto ambiental (escritório paperless), facilita a abertura para outra solução essencial da Copsys, a Gestão Eletrônica de Documentos (GED).

O GED da Copsys permite automatizar os processos documentais da sua empresa e departamentos, facilitando e agilizando a manipulação de documentos desde sua criação até o arquivamento, seja físico ou digital.

  • Busca inteligente de arquivos;
  • Automatização de processo documentais;
  • Edição simultânea de documentos;
  • Resultados relevantes;
  • Acesso móvel através de aplicativos;
  • Pastas inteligentes no Microsoft Outlook;
  • Co-Authoring;
  • Digitalização de comprovantes e recibos;
  • Check In/Check Out durantes as edições;
  • Pré-visualização do documentos antes de abrir;
  • Templates de Documentos;
  • Gerenciamento de Permissões Automáticas;
  • Integração com MS Office;
  • Integração com o Outlook;
  • Disponibilidade off-line;
  • Relatórios & Business Intelligence;
  • Compliance e QMS;
  • Log para auditoria;

Está esperando o que para saber mais sobre nossas soluções?

Digitalização de documentos

Aluguel e venda de Scanners

Gestão eletrônica de documentos e processos

Ficou interessado? Entre em contato com nossos profissionais para fazer um orçamento. Se preferir, solicite uma demonstração interativa da solução em tempo real e tire suas dúvidas através de uma videoconferência.

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Fonte: Sebrae

Escolha bem: Cartucho de Tinta ou Toner?

problema com cartucho de tinta ou toner olhando impressora

Na hora de comprar, a escolha da impressora mais funcional para o seu negócio é uma dúvida comum. Nos dois tipos de sistemas de impressão, podemos identificar vantagens e desvantagens. Por isso, podemos dizer que a escolha certa Depende do que você precisa em uma impressora.

Vamos trazer aqui os prós e contras do cartucho de tinta ou toner para ajudar na escolha do que é melhor para você e seu negócio.

 


Cartucho de tinta

Este é o tipo de impressora mais comum entre os brasileiros. Os modelos são no geral, mais baratos do que os de toner a laser, mas podem variar bastante o preço, dependendo da qualidade e da marca do produto. Entre as lojas no mercado o preço varia entre R$150,00 para até R$4.000,00.

Outra vantagem de escolher uma impressora de jato de tinta é a capacidade de suportar uma maior variedade de papéis sem perder a qualidade de impressão. Alguns modelos mais robustos podem imprimir até fotografia com uma alta performance.

Os cartuchos são também mais baratos do que os toners, porém rendem por menos tempo, ou seja, imprimir em grandes quantidades pode ser um problema, pois o gasto de tinta por folha é maior.

 


Toner

As impressoras a laser são, no geral, mais caras do que as de cartucho de tinta. Isso representa um investimento inicial maior. Nas lojas, os aparelhos variam de um valor de R$299,00 até R$9.999,00 e em alguns casos, as impressoras chegam a um valor fora dos padrões brasileiros (R$49.000,00). :O

Porém, os dispositivos a laser são bem mais rápidos e permitem a impressão de uma grande quantidade de páginas em um menor tempo/preço, comparados com as impressoras de cartucho de tinta. Além disso, se o seu problema é tempo, uma ação que pode otimizar ainda mais os processos e economizar com mais eficiência é escolher uma tipografia mais fina antes finalizar a impressão.

O preço dos toners, apesar de variar bastante, no geral, são mais caros do que os cartuchos de tinta, principalmente se forem a cores. No entanto, eles duram mais e são econômicos a longo prazo, já que são capazes de imprimir maiores quantidades de páginas em pouco tempo.

 


A escolha certa

Para fazer a escolha certa entre cartucho de tinta ou toner, entre em contato com a COPSYS e solicite uma demonstração de nossa solução de gerenciamento de impressão e equipamentos. Consultar uma empresa especialista em gerenciamento de impressão como a COPSYS vai te ajudar na análise do melhor custo x benefício para seu negócio e oferecer soluções que podem ser mais eficazes ainda, como por exemplo o aluguel e o gerenciamento dos equipamentos de impressão. Sendo nosso cliente, você poderá usufruir dos seguintes benefícios:

  • A reengenharia do parque de impressão, oferecendo equipamentos robustos e multifuncionais que atendem a exata demanda dos seus departamentos e filiais.
  • Recebimento de suprimentos automaticamente no local durante todo o período do contrato e evite estocagem. O contrato permite preço fixo, por tempo determinado, evitando surpresas.
  • Otimização de sua previsão financeira, uma vez que a locação oferece a exata previsão dos custos. Pague por página impressa. Consulte outras modalidades.
  • Manutenção preventiva e preditiva regularmente. Monitoramos os equipamentos à distância, permitindo saber sua situação atual e antecipar soluções aos possíveis problemas.
  • Promoção o uso conscienteaos seus colaboradores através do nosso programa educacional.
  • Relatórios e gráficos completos para análise e auditoria.
  • Suporte e Help Desk.
  • Sem dor de cabeça. Tudo funcionando, com qualidade, continuidade e sempre visando a melhor opção para você gastar menos, sempre.

Entre cartucho de tinta ou toner, a melhor escolha é a eficiência e a economia que você pode obter através da solução de impressão de um especialista. Entre em contato com nossos especialistas de plantão para encontrar uma solução para o seu negócio.

 

 

 

Você está a ponto de quebrar suas impressoras?

Tendo problemas com suas impressoras? Você não é o único…
Otimizar os processos e economizar é uma das prioridades nas empresas modernas. Mesmo com todo avanço tecnológico, a impressão pode ser um ruído organizacional em um ambiente de negócios.

Na maioria das empresas, os equipamentos de impressão, cópia e digitalização estão espalhados em departamentos de forma individual. Isso pode fazer com que alguns dispositivos sejam subutilizados em departamentos que não necessitam com frequência imprimir, enquanto outros vão ser demandados até a exaustão, necessitando da constante manutenção do equipamento.

Muitas vezes, bons profissionais são mal utilizados com a manutenção e a constante necessidade de compra de suprimentos de impressãs. Outro problema eminente, é a segurança da informação com documentos confidenciais impressos e expostos na bandeja da impressora, com possibilidade de extravio ou captura de informação sigilosa por foto de celular.

 


Custos que você não vê

As situações acima propostas são apenas uma fração dos problemas que acontecem em torno do processo de impressão. Muitos empecilhos atrapalham o planejamento, a eficiência dos funcionários e o controle de gastos. Os custos totais de propriedade () que uma impressora gera são assustadores. São centenas de custos invisíveis gerados e pouca previsibilidade financeira.

 


A solução está mais próxima que você imagina

Esta situação fez o mercado perceber a necessidade de profissionalizar a gestão de impressão, como meio de controlar os custos, acertar a previsibilidade financeira, manter a qualidade positiva dos serviços de impressão e aprimorar a eficiência operacional.

Isso é possível com serviço gerenciado de impressão (outsourcing, managed printer services, terceirização de parque de impressão ou reengenharia de parque de impressão), com aluguel de impressoras e contratos de fornecimento de suprimentos.

O serviço contempla melhorias e adiciona valor através de recursos: manutenção preventiva, liberação de impressão por crachá, celular ou pin code, software de gestão de impressão com cotas e relatórios, que fornecem dados estatísticos para ajudar na tomada de decisão relativo aos objetivos do negócio. A aquisição é feita por contrato mensal, pagos por página impressa, franquias, variável, fixo ou customizado.

 


Maiores benefícios do aluguel e gerenciamento de impressão

  • Aluguel de impressão (outsourcing) é um serviço de reengenharia de parque de impressão, contrato de locação de equipamentos e fornecimento de suprimentos, peças e manutenção, cobrado mensalmente, bilhetado por página impressa e/ou franquias.
  • Otimize a previsão financeira, uma vez que a locação oferece a exata previsão do fluxo de capital – sem surpresas no final do mês!
  • Evite o desembolso de alto valor de aquisição, preservando o capital de giro para outros investimentos e diluindo o custo total de propriedade (TCO).
  • Receba suprimentos e peças originais, manutenção e suporte durante todo o período do contrato.
  • Reduza custos evitando equipamentos parados e manuseio inapropriado do equipamento – nossos especialistas deixam tudo pronto para usar!
  • Campanha para impressão consciente enviada aos funcionários da sua empresa os recursos dos equipamentos, promovendo a sustentabilidade e consciência ecológica, reduzindo o impacto ambiental confirmado através de relatórios.
  • Analise os gráficos para ter ideias e insights que ajudam na tomada de decisões do foco do seu negócio.

O preço da impressora vai muito além do que está na etiqueta

Você sabe o que é custo total de propriedade de uma impressora? Para facilitar, vamos usar a compra de um carro para comparar.

Quando você compra um carro novo, você considera apenas o valor do veículo ou os gastos com o combustível, impostos e manutenção pesam na decisão da compra?

Infelizmente, precisamos pensar sempre nos gastos, pois não está fácil ganhar dinheiro nos dias de hoje. Por isso mesmo, muitos fatores devem ser estimados na hora de decidir qual carro comprar. O mesmo acontece na hora de analisar o preço da impressoras para o seu escritório. Entender o custo total de propriedade (TCO – Total Cost of Ownership) de uma impressora é olhar além da etiqueta de preço, pois os gastos com os suprimentos, manutenção e os possíveis desperdícios devem ser considerados e bem analisados na escolha em adquirir ou alugar os equipamentos.

 


Você confia na sua impressora?

  • Quantas vezes sua impressora te deixou na mão quando mais precisava?
  • Quantas vezes teve que acionar um funcionário para te ajudar a sair e comprar um cartucho, toner ou papel com urgência?
  • Quantas impressoras você já comprou por estar de saco cheio de tanto presenciar a máquina quebrada ou parada, seja lá por qual motivo?

Essas e outras variáveis técnicas demandam custos, tempo gasto com os processos de compra e manutenção dos equipamentos. O custo de operação de uma impressora é muito maior do que o que está na etiqueta de venda, trazendo custos invisíveis e muitas surpresas nada agradáveis.

 


Suprimentos

Você já parou para pensar quanto é gasto com tempo ao solicitar e efetuar a compra de suprimentos de impressão em seu escritório? Papel, cartucho, toner e grampos de papel, além de serem gastos difíceis de prever a necessidade, demandam tempo em processos de solicitação no departamento de compras. Por vezes, estoca-se suprimentos de forma irregular, sem saber o tempo de validade e em locais inadequados, desperdiçando espaço, tempo e dinheiro.

 


Manutenção

A manutenção preventiva, preditiva e corretiva pode manter sua impressora bem conservada, aumentando sua eficiência e durabilidade ao longo de sua vida útil. O problema é que dificilmente o fabricante estará disponível, ao lado de seu equipamento para fazer a prevenção. Certamente, ficará por sua conta.

 


Qual é a solução?

A COPSYS desenvolveu uma solução de aluguel de impressoras com gerenciamento de impressão e equipamentos, que permite:

  • Reengenharia do parque de impressão, oferecendo equipamentos robustos e multifuncionais que otimizam a demanda dos seus departamentos e filiais.
  • Evitar o desembolso de alto valor de aquisição, preservando o capital de giro para outros investimentos.
  • Receber suprimentos automaticamente no local durante todo o período do contrato e evite estocagem.
  • Otimização de sua previsão financeira, uma vez que a locação oferece a exata previsão do fluxo de capital desembolsado. Pague por página impressa ou franquia.
  • Manutenção preventiva e preditiva regularmente. Monitoramos os equipamentos à distância, permitindo saber sua situação atual e antecipar soluções aos possíveis problemas.
  • Redução custos com cotas e políticas de uso.
  • Impressões sigilosas podem ser liberadas por biometria, crachá, smartphone ou pin code.
  • Promoção do uso consciente aos seus colaboradores através do um programa educacional.
  • Relatórios e gráficos completos para análise e auditoria.
  • Suporte e Help Desk
  • E muito mais!

Temos a certeza que sempre quando você comprar uma impressora, vai pensar muito além do preço da impressora na etiqueta! As soluções de impressão da COPSYS podem ser uma opção muito melhor e mais econômica para sua empresa!

Controle os gastos: Exames radiográficos no papel

A impressão de exames de imagem e radiográficos em papel comum é uma solução nova, que deixou de ser tendência no mercado e passou a ser realidade. A exigência de uma alta definição na impressão, somada a necessidade de baixo custo e rapidez no atendimento, fizeram as clínicas e laboratórios do mundo todo buscarem uma nova solução: a impressão digital de exames em papel.

Atualmente, os sistemas de diagnósticos dos hospitais e laboratórios são digitais, apesar de manter a essência da função da imagem, desde a descoberta dos raios-x em 1895, a tecnologia possibilitou novas opções de impressão, que dinamizam as possibilidades do mercado e facilitam o trabalho de quem se esforça para garantir a saúde e o bem-estar das pessoas, além de manter o negócio escalável e lucrativo.

Um exemplo positivo da implementação da nova tecnologia de exames de imagem e radiográficos é o hospital italiano Casa di Cura Sileno. Em uma entrevista para o site da empresa especialista em sistemas de geração de imagens dentárias e médicas, Carestream, o doutor Riccardo Dus, diretor de diagnóstico e serviços de imagem do hospital declarou que “Os médicos solicitantes apreciam a conveniência de visualização da impressão digital”. Atualmente, o hospital gera cerca de 800 imagens/mês e, para o diretor, a solução trouxe precisão e minimizou os custos operacionais, unificando os sistemas de impressão com os de diagnósticos.

 


Economizando dinheiro

Os filmes radiológicos tradicionais são feitos de poliéster cobertos por uma espécie de gelatina feita de sais que protegem a mídia e por isso são de difícil fabricação, isso encarece o produto, sem contar com o TCO do equipamento específico para filmes radiológicos, os custos extra de manutenção e sua baixa performance com relação à tecnologia de impressão no papel contribuem para a eminente aposentadoria do filme dry.

 


Saúde em primeiro lugar

A exposição aos raios-x acontece com mais frequência no tipo de impressão analógica (filme dry), visto que, por não possuir um resultado imediato, a repetição dos exames que não saem como o esperado é mais comum. Já no exame digital o resultado sai de forma instantânea e em alta definição de imagem e cores.

 


Acerte com precisão e rapidez

O processo digital de uma impressão à laser, além de ser economicamente vantajoso e mais seguro à saúde, apresenta os resultados com mais rapidez e eficiência. Isso porque as impressoras digitais são capazes de fazer uma conexão direta com o software de impressão DICOM (altamente recomendado para o uso de ultrassom). Somado a isso, a facilidade de manipulação para melhoria das imagens na captura digital permite que o paciente leve a impressão em poucos minutos para o médico com mais nitidez e precisão.
A solução certa para exames e imagens radiográficas

Fazendo o contato com COPSYS, o laboratório pode também economizar com a manutenção regular dos equipamentos, com a reposição de peças, papéis e tintas. Além de otimizar o tempo e o dinheiro, traz um ganho relativamente alto na produtividade. Nosso serviço de outsourcing de impressão envolve contrato de locação de máquinas, fornecimento de suprimentos, peças e manutenção.