Captura de documentos: evite esforços na busca de dados

digitalizando captura de documentos digital gestão

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A captura de documentos, informação e conhecimento são o alicerce de qualquer organização e também um dos maiores bens dentro de uma empresa.

Por isso mesmo, a digitalização de documentos DEVE ser tratada com importância, exigindo dedicação e trabalho, sobretudo para ser planejada, desenvolvida e executada com eficiência.

Mesmo investindo na gestão da informação e produção de arquivos e mídias digitais, é recorrente o esforço excessivo na busca de dados, mesmo que esses arquivos residam em servidor, principalmente pelo fato das empresas não contarem com uma solução completa que ofereça as facilidades da captura inteligente.

O que é essencial em uma ferramenta de captura de documentos inteligente?

Para evitar problemas com perda de informação, difícil localização ou até organização, a ferramenta de captura de documentos deve suprir os seguintes recursos:

  • Repositório: É o ponto de partida de tudo. Todo arquivo estará sempre ligado a um ou mais repositórios. Ele é o concentrador de todas as informações, determinando os tipos de documentos, dados e processos a serem tratados.
  • Usuários: A segurança de seus arquivos é importante, porém, a acessibilidade também é essencial para que as pessoas sempre encontrem os documentos e informações que precisam.
  • Classificação: A classificação com hierarquia definida no repositório torna tudo mais eficiente.
  • Metadados: Resumem informações básicas sobre dados, facilitando a localização e o trabalho com casos específicos de dados. Por exemplo, autor, dimensão da imagem, data de criação, data de modificação e tamanho do arquivo. Ter a capacidade de filtrar através de metadados facilita a  localização de algum documento específico.
  • Formulários e templates: Os formulários são usados para a indexação, a pesquisa, a interação e o gerenciamento de dados e objetos. Para agilizar esse processo, o uso de templates é imprescindível. Com ele é possível automatizar vários aspectos dos formulários, como por exemplo o preenchimento de metadados.
  • Workflow: Com workflow é possível unir processos manuais e automáticos para alcançar um objetivo comum: flexibilidade e agilidade.

Contrate a solução certa de captura, classificação e processamento de documentos

ipad-x-celeronA solução de captura de documentos da Copsys é baseada no software Xceleron. Com ele, é possível armazenar, capturar, indexar, classificar, processar, automatizar e gerenciar documentos e informações de sua empresa.

O software e o treinamento de seus funcionários são de fácil entendimento, maximizando a operação de negócios e, além disso, faz com que toda a conformidade se efetive, possibilitando a configuração de conteúdos e processos para garantir que seus regulamentos e padrões sejam atendidos.

Ficou interessado? Entre em contato com nossos consultores pelo telefone 11 4552-2390 e faça um orçamento da solução para seu negócio. Se preferir, solicite aqui uma demonstração interativa da solução em tempo real e tire suas dúvidas através de uma videoconferência.

Outsourcing de Impressão não requer investimentos

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Outsourcing de Impressão não requer investimentos. Não está sujeito à compra de ativos. Não necessita de espera na abertura de novos orçamentos para a próxima janela (anual, trimestral, semestral, etc.). Além de não envolver novos custos.

Na verdade, os custos de impressão já existem dentro da sua empresa e vão muito além do valor pago nas impressoras e copiadoras. AGORA, por exemplo, enquanto você lê esse texto, sua empresa está pagando por impressão.

Terceirize o serviço de Gerenciamento de Impressão

Fazendo as contas para calcular as vantagens de contratar uma empresa de Outsourcing

O processo de Outsourcing de Impressão da COPSYS vai além de alugar um equipamento. Nosso serviço levanta seus custos atuais de impressão e o transforma em um serviço de impressão gerenciada.

Entenda 9 dos principais benefícios em contratar nossa solução de Outsourcing:

  1. Reengenharia do parque de impressão: planeja e distribui equipamentos robustos baseado na demanda avaliada de cada departamento (com impressora, copiadora, multifuncional, fax, scanner, etiquetadora, etc.).
  2. Capital de giro: ao evitar o desembolso de altos valores de aquisição o capital de giro é preservado e os recursos podem ser usados para outros investimentos (ex: contratação de novos funcionários).
  3. Manutenção preventiva e suporte: equipamentos funcionando nas melhores condições.
  4. Suprimentos: o fornecimento automático de suprimentos evita a confusão na hora de contratar múltiplos fornecedores, diminui os orçamentos recorrentes e impede os estoques desnecessários.
  5. Redução de custos: através de automatizações por software: cotas informativas e restritivas, políticas de uso, marca d’água com nome do usuário, auditoria de impressão, relatórios e sumário executivo, impacto ambiental, etc.
  6. Segurança da informação e controle de desperdício: solução de liberação de impressão retida por crachá, biometria, smartphone ou pin code
  7. Campanha de reeducação dos usuários: exclusiva aos colaboradores de nossos clientes, a ação ajuda a promover o uso consciente.
  8. Soluções documentais: você terá a possibilidade de implementar fluxos de trabalho (workflow), impressões de dados variáveis e muito mais.
  9. Previsibilidade financeira aprimorada: pague por página impressa, cota, mês e muitos outros formatos adequados ao seu orçamento e objetivo de negócio.

Considere todos estes benefícios e analise. Você e seu time estará livre das responsabilidade de compras e manutenção do seu parque de impressão com um orçamento semelhante. Os benefícios são muitos, possibilitando até a redução dos custos atuais, principalmente por conta da produtividade e eficiência adquiridas.

Entenda mais sobre as soluções da Copsys aqui e consulte nossos especialistas em soluções de impressão preenchendo o formulário a seguir.

 

Consulte gratuitamente um especialista em impressão

Entre em contato com nossos profissionais para fazer um orçamento. Se preferir, solicite uma demonstração interativa da solução em tempo real e tire suas dúvidas através de uma videoconferência.

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