Por que digitalizar documentos?

A digitalização é o processo mais rápido para transformar seu documento físico em um documento eletrônico, permitindo ainda ser classificado, indexado por metadados, processado com reconhecimento óptico de caracteres (OCR), por exemplo, e distribuído.

O IDC divulgou informações sobre os problemas relacionados à produção de documentos físicos. Estima-se que são feitas 19 cópias do mesmo documento em média. Uma gaveta pode armazenar até 2.500 folhas, enquanto um CD-R tem a capacidade de gravar até 3x mais.

Problemas gerados pela produção de papel:
  • Gasto de tempo e dinheiro com organizadoras, caixas, pastas, etiquetas, adesivos, envelopes, marcadores e papelaria em geral
  • Acúmulo de papel em arquivos e consumo de espaço físico com crescimento imprevisível
  • Cópias desnecessárias, com baixa durabilidade
  • Desorganização ou novas convenções
  • Dificuldade para pesquisa e catalogação
  • Ineficiência ao acesso e distribuição da informação em escala
  • Falta de segurança da informação, extravio e perdas causados por erros humanos
  • Impacto ambiental

solução de digitalização de informação e documentos

Por que digitalizar documentos?

A digitalização de documentos da Copsys vai muito além da transformação do papel em informação eletrônica. Ela permite classificar, indexar e processar seus documentos digitalizados, ampliando as possibilidades e formas de fazer a gestão documental da sua empresa e departamentos.

O IDC divulgou informações sobre os problemas relacionados à produção de documentos físicos. Estima-se que são feitas 19 cópias do mesmo documento em média. Uma gaveta pode armazenar até 2.500 folhas, enquanto um CD-R tem a capacidade de gravar até 3x mais.

Problemas gerados pela produção de papel:
  • Alto custo de tempo e dinheiro com organizadoras, caixas, pastas, etiquetas, adesivos, envelopes, marcadores e papelaria em geral
  • Acúmulo de papel em arquivos e consumo de espaço físico, com crescimento imprevisível
  • Cópias desnecessárias, com baixa durabilidade
  • Desorganização ou novas convenções
  • Dificuldade para pesquisa e catalogação
  • Ineficiência ao acesso e distribuição da informação em escala
  • Falta de segurança da informação, extravio e perdas causados por erros humanos
  • Impacto ambiental

solução digitalização de informação e documentos

digitalização de documentos personalizado e o aluguel de equipamentos scanner multifuncional Avision
digitalização de documentos personalizado e o aluguel de equipamentos scanner multifuncional Kodak

Solução de digitalização de documentos

A Copsys oferece o serviço de digitalização de documentos em vários formatos: por serviço, venda ou aluguel de scanners de alta velocidade e produção (Kodak e Avision). Você escolhe!

A digitalização de documentos da Copsys vai muito além da transformação do papel em informação eletrônica. Permite classificar, indexar e processar seus documentos digitalizados, ampliando as possibilidades e formas de fazer a gestão documental da sua empresa e departamentos.

Recursos ativados com o toque dos dedos

Veja alguns recursos possíveis após a digitalização, muitos deles ativados com apenas um toque dos dedos:

  • Captura de documentos a partir de scanner, smartphone (mobile), computador e internet
  • Classificação, indexação, processamento e distribuição
  • Reconhecimento de código de barras 1D e2D (QR-Code)
  • Encriptação e senha
  • Classificação por tipo, data, contrato, processo, departamento, etc.
  • Indexação por metadados e busca rápida
  • Definição de validade e expiração de documentos
  • Fluxo de trabalho (workflow) customizável para automatizar processos a partir da captura
    • Captura documento por scanner, processa otimizando e alinhando imagens, distribui para diferentes e-mails e sistemas de arquivos de GED
  • Integração com sistemas de dados e gerenciamento eletrônico de documentos (GED)

Solução de digitalização de documentos

A Copsys oferece o serviço de digitalização de documentos em vários formatos: por serviço, venda ou aluguel de scanners de alta velocidade e produção (Kodak e Avision). Você escolhe!

A digitalização de documentos da Copsys vai muito além da transformação do papel em informação eletrônica. Permite classificar, indexar e processar seus documentos digitalizados, ampliando as possibilidades e formas de fazer a gestão documental da sua empresa e departamentos.

Recursos ativados com o toque dos dedos

Conheça alguns recursos que podem ser implementados após a digitalização, muitos deles ativados com apenas um toque dos dedos:

  • Captura de documentos a partir de scanner, smartphone (mobile), computador e internet
  • Classificação, indexação, processamento e distribuição
  • Reconhecimento de código de barras 1D e2D (QR-Code)
  • Encriptação e senha
  • Classificação por tipo, data, contrato, processo, departamento, etc.
  • Indexação por metadados e busca rápida
  • Definição de validade e expiração de documentos
  • Fluxo de trabalho (workflow) customizável para automatizar processos a partir da captura
    • Captura documento por scanner, processa otimizando e alinhando imagens, distribui para diferentes e-mails e sistemas de arquivos de GED
  • Integração com sistemas de dados e gerenciamento eletrônico de documentos (GED)
digitalização de documentos personalizado e o aluguel de equipamentos scanner multifuncional Avision
digitalização de documentos personalizado e o aluguel de equipamentos scanner multifuncional Kodak

Veja como funciona na prática

ÁREAS DE ATUAÇÃO

Conheça nossas soluções de digitalização de documentos por segmentos:

Educação

Digitalização de prontuários de alunos, provas e avaliações, Escritório Paperless: gestão de processos documentais totalmente digitalizados, fluxos de trabalhos automatizados, correção de Prova com OMR, etc.

Construção

Digitalização de plantas, desenhos, croquis, documentações de obras, prontuários de funcionários, redução de extravio, workflow de processos, etc.

Saúde

Digitalização de prontuários de pacientes, fichas médicas, otimização do espaço para leitos, controle total de prontuários digitalizados, automatização e indexação de documentos de um mesmo processo/prontuário, etc.

Contabilidade

Digitalização de livros, Notas Fiscais, pedidos, faturas, extratos, escaneamento e indexação de documentos, ganho de espaço físico, etc.

Recursos Humanos

Digitalização de prontuários de funcionários, circulares, redução de documentos extraviados, fluxos de trabalhos para controle e gestão do processo de contratação, etc.

Jurídico

Digitalização de processos jurídicos, peticionamento eletrônico, escaneamento e indexação de documentos digitais, ganho de espaço físico, etc

BENEFÍCIOS

beneficios-documentos

Ganho de espaço físico

Aumento na produtividade

Redução de erros humanos

Aumento na segurança

Agilidade na busca de documentos

Evita a perda ou o extravio de documentos

A digitalização de documentos elimina papel e reduz o impacto ambiental(Escritório Paperless)

Facilita e agiliza a gestão de documentos

ORÇAMENTO

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Tipo de serviço
Digitalização de documentosLocação de equipamentosCompra de equipamentos

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