Workflow, também conhecido como fluxo de trabalho, é o que ajuda negócios a organizarem, monitorarem e melhorarem os processos mais utilizados em uma empresa. 

Uma comparação interessante da utilidade dos workflows são os manuais de instrução dos processos. Quando seguidos corretamente, o negócio encontra economia de tempo e de recursos necessários para cada tarefa, desde a produção dos produtos até o manuseio de pedidos de reembolso, por exemplo.

Se você tem procurado fazer mais em menos tempo, bem como mostrar para a sua equipe como ela pode alcançar essa meta, desenvolva workflows. Escrevemos este artigo para você entender como esses fluxos de trabalho funcionam e como podem ajudar a sua empresa a automatizar processos.

O que é workflow?

Um workflow ou fluxo de trabalho são tarefas organizadas em série e que devem ser cumpridas para que um objetivo específico seja alcançado. Um exemplo de workflow é a lista de afazeres que o RH precisa preencher durante o processo de admissão de um funcionário, por exemplo, ou um procedimento que deve ser seguido pela equipe de vendas quando vai levando um lead por um funil de vendas determinado.

Isso quer dizer que você pode aplicar um workflow em qualquer área da sua empresa, desde tarefas simples, feitas individualmente, até processos mais complexos, que precisam envolver centenas de pessoas da equipe, em unidades de negócios diferentes.

Workflows podem e devem ser reutilizados, servindo de guia para a realização de tarefas do dia a dia, pois são os fluxos de trabalho que conseguem planejar objetivos e procedimentos-padrão para tarefas realizadas regularmente, deixando-as mais fluidas.

Além disso, são diversos fatores que trazem desafios inesperados para que um negócio alcance os resultados que espera. É para esse tipo de situação também que é importante ter um workflow. Ao padronizar e simplificar fluxos, você estará contribuindo para uma boa gestão, sem processos complicados, inconstantes e redundantes, facilitando a vida de todo mundo.

Tipos de workflows

Podemos identificar três grandes categorias de fluxos de trabalho: sequencial, baseado em eventos e orientado por regras.

Workflow sequencial

Um fluxo de trabalho sequencial é a categoria mais simples de workflow. Esse tipo de fluxo organiza as tarefas de modo linear. O princípio é seguir, literalmente, a direção de uma linha reta.

É quando cada tarefa concluída leva à próxima e assim sucessivamente. Um exemplo é o processo de reembolso de despesas: o pedido de reembolso é aberto, revisado, aprovado ou negado, e só ao final do processo é que recursos são desembolsados.

Workflow baseado em eventos

Se o processo de reembolso de despesas permitisse, por exemplo, que o revisor solicitasse mais documentos do funcionário antes da aprovação, teríamos um workflow baseado em eventos.

O workflow baseado em eventos é aquele que permite que pendências afetem os processos, o que cria a necessidade de voltar a alguma etapa anterior do fluxo. É quando esse processo deixa de ser uma série de tarefas lineares e sequenciais, incluindo eventos distintos, que permitem interações que serão mais complexas.

Workflow orientado por regras

Por fim, os workflows orientados por regras são muito semelhantes aos workflows sequenciais. O que muda é que existem condições que regem o fluxo. Nessa categoria, ir de uma tarefa para a outra envolve regras similares às vistas em linguagens de programação, como “se”, “então”, “senão”.

São ações baseadas em alternativas ou na avaliação como verdadeiro/falso – lógica condicional. É quando completar uma tarefa nem sempre significa que o mesmo conjunto de tarefas que virão será alcançado, como acontece em workflows sequenciais.

Benefícios de usar workflows

O fluxo de trabalho de uma empresa tem muito a ganhar com a utilização de workflows. Como já conseguimos observar até aqui, eles mantêm as tarefas organizadas, criam métodos para mensurar o desempenho dos processos e podem tornar compreensíveis procedimentos de negócio que seriam difíceis de entender ou visualizar sem o fluxo. Mas os benefícios não param por aí:

  • Processos mais eficientes: os clientes internos e externos podem alinhar pendências e reorganizar prioridades com praticidade e eficiência, completando tarefas com menos recursos e em menos tempo.
  • Possibilidade de medir o desempenho e a produtividade: fluxos de trabalho criam registros, o que permite que os gestores possam conferir tarefas já cumpridas, acessar o histórico de atividades e tornar o planejamento mais transparente. As métricas podem ser usadas para monitorar os processos de negócio e torná-los melhores.
  • Promoção da colaboração: workflows facilitam – e muito – a colaboração entre a equipe. Com softwares baseados em nuvem, você pode desenvolver fluxos de trabalho específicos, com modelos de processos e ideias gerais sobre o planejamento das tarefas. E o mais interessante é que tudo isso estará disponível em qualquer lugar, a qualquer hora.
  • Delegação de tarefas: responsabilidades que antes eram apenas dos gestores e de outros tomadores de decisão podem ser delegadas a pessoas da equipe, pois existe um claro conjunto de instruções a seguir por qualquer profissional que assuma aquela responsabilidade.

Como criar workflows

Ao querer criar um workflow, é comum que as pessoas considerem algo complicado ou difícil de começar. Mas tenha em mente que, depois de estabelecidos, os fluxos de trabalho irão facilitar muito a sua rotina corporativa e trazer melhores resultados.

Para criar um workflow, é importante observar algumas etapas capazes de identificar, desenhar, documentar e implementar o fluxo de trabalho:

1. Identifique

Quais são os processos que precisam de fluxos de trabalho? Aqui, os gestores precisam reunir informações sobre as tarefas e os objetivos de seus funcionários, como as pendências costumam ser organizadas e quanto tempo os processos costumam levar.

Os funcionários também podem escrever relatórios sobre seu trabalho. Você pode fazer reuniões e conduzir entrevistas para ter esses feedbacks sobre trabalhos difíceis ou caóticos, para descobrir possíveis gargalos e objetivos que não estão bem definidos ou, ainda, ambíguos.

Assim você poderá identificar quais processos necessitam que um workflow seja criado.

2. Desenhe e documente

Ao identificar o que precisa de workflow, aí você vai precisar mapear e descrever os processos, para que possam ser discutidos e melhorados.

Crie uma documentação com todas as informações reunidas sobre as tarefas, depois de lapidar os processos com toda a equipe. Não deixe de fora todos que de fato executam o trabalho e podem fornecer um feedback verdadeiro para construir esse desenho e documentação.

3. Diagrame e implemente

Por fim, depois de alcançar um consenso, você pode usar um software para finalizar o fluxo de trabalho. Inclua tudo aquilo que for necessário para que todos acompanhem as tarefas e os progressos.

Não esqueça de testar o workflow com uma parte da equipe antes de usar ele definitivamente como um fluxo de trabalho padrão. Isso porque você pode analisar os resultados e ajustar problemas sem causar grandes efeitos.

Viu só? Agora você já sabe o básico para criar um fluxo de trabalho melhor. Esperamos por você no próximo artigo!