Saiba como fazer uma coleta de assinatura digital segura e organizada
Com o auxílio de uma plataforma de certificação digital é possível garantir segurança e uma organização mais eficiente no momento de coletar assinaturas digitais, que servem para validar um documento ou transação online.
A assinatura digital tem sido uma facilidade muito utilizada em diversas áreas do mercado. Isso porque a quantidade de informação tem aumentado com a evolução tecnológica e é preciso validar grandes quantidades de contratos e documentos de maneira constante. Você passa por isso?
Pois saiba que plataformas de certificação digital usam a técnica de criptografia, com a qual é possível garantir maior agilidade e rapidez para dar validade jurídica a um documento, seja ele referente a um contrato de negócios ou a um laudo médico, por exemplo.
É claro que, se tratando de documentos oficiais, é necessário prezar pela segurança e ordem na execução desse processo. É justamente sobre isso que falaremos neste artigo. Continue acompanhando!
Como coletar assinaturas digitais?
Agora que você já sabe que pode contar com a agilidade de uma assinatura digital quando precisar dar andamento em processos e/ou atividades documentais, deve considerar a organização desse processo, ou seja, como realizar a coleta dessas assinaturas online:
- Primeiramente, é importante listar o endereço de e-mail de cada membro envolvido e confirmar se estão corretos, para não acontecer nenhum erro no envio dos documentos.
- Depois, é preciso definir se há ou não uma ordem necessária para as assinaturas, visto que alguns documentos exigem uma ordem para ter validade. Se existir essa premissa, será preciso programar o envio, conforme essa ordenação.
- Após ser feito o envio, é importante solicitar a confirmação do recebimento e estabelecer um prazo para que o documento retorne devidamente assinado. Também é a hora de corrigir algum erro, se houver.
Certamente essa organização vai funcionar para coletas de assinaturas digitais feitas sem muita frequência. Se a sua empresa tem uma alta demanda desse serviço, é mais vantajoso contar com a ajuda de um sistema de coleta de assinatura digital, normalmente oferecido por empresas especializadas como a Copsys.
Vantagens da assinatura digital na hora de fechar negócios
O sistema de coleta de assinatura digital já é utilizado por diversas empresas em áreas como recursos humanos, direito, saúde e contabilidade, exatamente por oferecer vantagens no andamento dos processos documentais:
- Aplicada a qualquer tipo de documento: a assinatura digital pode ser utilizada em qualquer área, validando todo tipo de documento, como contratos, prontuários, protocolos, declarações, apólices de seguros e concessões de crédito.
- Processos otimizados: coletar assinaturas de documentos online agiliza os processos e aumenta a produtividade. O que seria feito em meses, devido à dependência de serviços com transportadora ou deslocamento ao cartório, pode ser concluído dentro de uma semana via Internet.
- Validação jurídica: a tecnologia de assinatura digital já garante a segurança e validade jurídica dos documentos no meio virtual.
- Redução de custos: com os documentos tramitando via online, os custos com impressão, deslocamento e correios, por exemplo, são reduzidos ou anulados..
- Sustentabilidade: diminuir o uso de papel físico torna as empresas mais sustentáveis, tendo em vista a enorme quantidade de resíduos de papel gerados por diversas empresas no mundo inteiro.
A assinatura digital é segura?
Com certeza! Isso porque o que determina a segurança da assinatura digital é a sua origem. Ela precisa, antes de tudo, ser feita por meio do certificado digital, conhecido como e-CPF ou e-CNPJ.
Com essa identidade eletrônica, é possível procurar uma Autoridade Certificadora como o Detran ou SSP, que são órgãos responsáveis por criar a assinatura digital.
Além disso, todos os dados referentes ao certificado digital são protegidos por criptografia, garantindo a total segurança dos arquivos.
E você pode contar com a Copsys para obter a sua assinatura digital e fazer a coleta de assinaturas online dos seus documentos de um jeito organizado e seguro. Entre em contato para garantir a melhor solução para o seu negócio!