Digitalização de documentos

Transforme seu documento físico em um documento eletrônico, permitindo ainda ser classificado, indexado por metadados, processado com reconhecimento óptico de caracteres (OCR) e distribuído.

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Por que digitalizar documentos?

A digitalização é o processo mais rápido para transformar seu documento físico em um documento eletrônico, permitindo ainda ser classificado, indexado por metadados, processado com reconhecimento óptico de caracteres (OCR), por exemplo, e distribuído.

O IDC divulgou informações sobre os problemas relacionados à produção de documentos físicos. Estima-se que são feitas 19 cópias do mesmo documento em média. Uma gaveta pode armazenar até 2.500 folhas, enquanto um CD-R tem a capacidade de gravar até 3x mais.

Problemas gerados pelo uso de papel:

  • Gasto de tempo e dinheiro com organizadoras, caixas, pastas, etiquetas, adesivos, envelopes, marcadores e papelaria em geral;
  • Acúmulo de papel em arquivos e consumo de espaço físico com crescimento imprevisível;
  • Cópias desnecessárias, com baixa durabilidade;
  • Desorganização ou novas convenções;
  • Dificuldade para pesquisa e catalogação;
  • Ineficiência ao acesso e distribuição da informação em escala;
  • Falta de segurança da informação, extravio e perdas causados por erros humanos;
  • Impacto ambiental.
Benefícios da digitalização

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    Benefícios

    Conheça abaixo os benefícios que a digitalização de documentos irá agregar a sua empresa.

    Ganho de espaço físico

    Reduza o uso do espaço físico em até 70%, além dos gastos com funcionários responsáveis pela organização dos arquivos físicos.

    Aumento na produtividade

    Agora seus funcionários podem trabalhar em questões estratégicas para o negócio.

    Redução de erros humanos

    A digitalização de documentos ajuda a reduzir erros e permite a automação do fluxo de trabalho.

    Aumento na segurança

    Os documentos digitais possuem a data, hora e nome de usuário para cada atividade que realizada neles.

    Agilidade na busca de documentos

    Reduza o tempo para acessar arquivos simplesmente digitando um termo de pesquisa.

    Redução de perda ou extravio de documentos

    Informações armazenadas na nuvem não são afetadas por incêndios, enchentes e desastres naturais, como tempestades severas.

    Redução do impacto ambiental

    A indústria de papel é a terceira que mais polui os recursos naturais, com a digitalização de documentos você reduz uma grande quantidade de papel.

    Facilidade e agilidade na gestão de documentos

    Armazenamento e compartilhamento de arquivos em qualquer extensão e tamanho, via correio eletrônico ou visualização simultânea do documento por vários usuários.

    Pessoa mexendo em documentos digitais utilizando um tablet

    Aplicações

    Conheça nossas soluções de digitalização de documentos por segmentos:

    • Educação: prontuários de alunos, provas e avaliações, gestão de processos documentais totalmente digitalizados, fluxos de trabalhos automatizados e correção de Prova com OMR
    • Construção: plantas, desenhos, croquis, documentações de obras, prontuários de funcionários, redução de extravio e workflow de processos
    • Saúde: prontuários de pacientes, fichas médicas, otimização do espaço para leitos, controle total de prontuários digitalizados e automatização/indexação de documentos de um mesmo processo/prontuário
    • Contabilidade: livros, notas Fiscais, pedidos, faturas, extratos, escaneamento e indexação de documentos e ganho de espaço físico
    • Recursos Humanos: prontuários de funcionários, circulares, redução de documentos extraviados, fluxos de trabalhos para controle e gestão do processo de contratação
    • Jurídico: processos jurídicos, peticionamento eletrônico, escaneamento e indexação de documentos digitais e ganho de espaço físico

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