Digitalização de documentos
Transforme seu documento físico em um documento eletrônico, permitindo ainda ser classificado, indexado por metadados, processado com reconhecimento óptico de caracteres (OCR) e distribuído.
Por que digitalizar documentos?
A digitalização é o processo mais rápido para transformar seu documento físico em um documento eletrônico, permitindo ainda ser classificado, indexado por metadados, processado com reconhecimento óptico de caracteres (OCR), por exemplo, e distribuído.
O IDC divulgou informações sobre os problemas relacionados à produção de documentos físicos. Estima-se que são feitas 19 cópias do mesmo documento em média. Uma gaveta pode armazenar até 2.500 folhas, enquanto um CD-R tem a capacidade de gravar até 3x mais.
Problemas gerados pelo uso de papel:
- Gasto de tempo e dinheiro com organizadoras, caixas, pastas, etiquetas, adesivos, envelopes, marcadores e papelaria em geral;
- Acúmulo de papel em arquivos e consumo de espaço físico com crescimento imprevisível;
- Cópias desnecessárias, com baixa durabilidade;
- Desorganização ou novas convenções;
- Dificuldade para pesquisa e catalogação;
- Ineficiência ao acesso e distribuição da informação em escala;
- Falta de segurança da informação, extravio e perdas causados por erros humanos;
- Impacto ambiental.
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Benefícios
Conheça abaixo os benefícios que a digitalização de documentos irá agregar a sua empresa.
Ganho de espaço físico
Reduza o uso do espaço físico em até 70%, além dos gastos com funcionários responsáveis pela organização dos arquivos físicos.
Aumento na produtividade
Agora seus funcionários podem trabalhar em questões estratégicas para o negócio.
Redução de erros humanos
A digitalização de documentos ajuda a reduzir erros e permite a automação do fluxo de trabalho.
Aumento na segurança
Os documentos digitais possuem a data, hora e nome de usuário para cada atividade que realizada neles.
Agilidade na busca de documentos
Reduza o tempo para acessar arquivos simplesmente digitando um termo de pesquisa.
Redução de perda ou extravio de documentos
Informações armazenadas na nuvem não são afetadas por incêndios, enchentes e desastres naturais, como tempestades severas.
Redução do impacto ambiental
A indústria de papel é a terceira que mais polui os recursos naturais, com a digitalização de documentos você reduz uma grande quantidade de papel.
Facilidade e agilidade na gestão de documentos
Armazenamento e compartilhamento de arquivos em qualquer extensão e tamanho, via correio eletrônico ou visualização simultânea do documento por vários usuários.
Aplicações
Conheça nossas soluções de digitalização de documentos por segmentos:
- Educação: prontuários de alunos, provas e avaliações, gestão de processos documentais totalmente digitalizados, fluxos de trabalhos automatizados e correção de Prova com OMR
- Construção: plantas, desenhos, croquis, documentações de obras, prontuários de funcionários, redução de extravio e workflow de processos
- Saúde: prontuários de pacientes, fichas médicas, otimização do espaço para leitos, controle total de prontuários digitalizados e automatização/indexação de documentos de um mesmo processo/prontuário
- Contabilidade: livros, notas Fiscais, pedidos, faturas, extratos, escaneamento e indexação de documentos e ganho de espaço físico
- Recursos Humanos: prontuários de funcionários, circulares, redução de documentos extraviados, fluxos de trabalhos para controle e gestão do processo de contratação
- Jurídico: processos jurídicos, peticionamento eletrônico, escaneamento e indexação de documentos digitais e ganho de espaço físico