Muitas empresas vêm buscando empreender com avanços tecnológicos, por isso a digitalização é um fator determinante nesta evolução.
Mesmo assim, segundo estudos sobre Indústria 4.0, realizados pela PwC Brasil, apenas 9% das empresas se classificam como avançadas em relação à digitalização de documentos.
Muitos documentos físicos são gerados pelas empresas diariamente e a procura por espaço para o armazenamento desses documentos passou a ser constante.
Por isso, digitalizar ou escanear documentos é uma ótima saída para migrar os documentos físicos para digitais. Entretanto, há diferentes formas de se fazer isso.
Escanear um documento é diferente de digitalizá-lo.
Neste artigo iremos ver quais as diferenças entre escanear e digitalizar um documento, além da importância da digitalização para sua empresa. Vamos lá?
Escanear ou digitalizar?
Embora sejam processos bem semelhantes, eles não são iguais.
Escanear um documento consiste em criar uma imagem virtual de um documento físico, ou seja, ocorre uma duplicação de arquivo em papel para outro em formato digital.
A versão digital pode ser útil para envios de documentos por meios virtuais, entretanto tem limitações para fins administrativos, visto que não possui validade jurídica.
Além disso, o arquivo digital pode não ter muita serventia na procura rápida de documentos, se estes não forem armazenados corretamente. Mesmo assim, esta é uma prática ainda bastante utilizada nas empresas que não conhecem o processo de digitalização.
O processo de digitalização de documentos é mais completo.
Neste caso, transforma-se o arquivo físico em um arquivo digital, sendo possível ser indexado por softwares especializados.
A digitalização faz uma codificação binária das informações que constam no papel, para que um gerenciamento de documentos consiga acessar e interpretar.
Por que a digitalização é importante?
Percebemos que digitalizar é diferente de escanear documentos, mas por que a digitalização de documentos é importante para minha empresa?
Toda empresa que busca avançar tecnologicamente deve começar a digitalizar seus documentos para que diminua arquivos em papéis, evitando o acúmulo e espaço desnecessário para armazenamento.
Ou seja, digitalizar documentos gera maior economia, pois reduz a necessidade de procura de documentos, muitas vezes, em um enorme arquivo, além de diminuir o uso de papel, de impressora e cartuchos de tintas.
Com documentos digitalizados, encontrar o que é preciso também ficou muito mais fácil. Não é necessário perder tempo revirando papéis, pois com o armazenamento correto, é possível encontrar o documento desejado em questão de minutos, aumentando a produtividade em sua empresa.
Minha empresa precisa digitalizar documentos?
Um gerenciamento de documentos adequado em conformidade com a tecnologia proporciona muitos ganhos estratégicos, agindo como um diferencial competitivo.
Qualquer organização que deseja sobreviver ao dinamismo e às exigências do cenário atual precisa desenvolver a transformação digital, garantindo melhores resultados para a empresa e melhores condições de trabalho a seus funcionários e colaboradores.
Sem uma gestão inteligente de digitalização de arquivos e documentos, um processo de estagnação se instala tornando mais difícil alcançar o avanço tecnológico de que tanto necessita.
Para isso, conte com a Copsys, que é especializada em digitalização de arquivos.