Toda empresa possui um grande acervo de documentos. São inúmeras informações que auxiliam no direcionamento de ações diárias, como por exemplo, base para preenchimento de dados, ou resolução de problemas burocráticos, entre outros. Daí a importância em realizar uma boa gestão de documentos.
Uma gestão documental de qualidade garante a eliminação de erros de arquivamento, maior agilidade na busca e facilidade de acesso.
Mas antes de começar o artigo, quero abrir um importante parênteses: Acabamos de terminar um caprichado eBook sobre 📒 Como a LGPD pode impactar seu negócio. Baixe e comente pra sabermos se curtiu!
Organização e qualidade
Independentemente do tamanho da empresa, o cuidado e a atenção com os dados gerados são essenciais, inclusive para atender as regras da legislação vigente.
A organização dos documentos comerciais é fundamental, tanto para microempreendedores quanto para gestores de multinacionais, uma vez que seu conteúdo está diretamente ligado a contratos, faturamento, multas e outras informações ligadas a saudabilidade dos negócios. Sem contar que favorece a produtividade da equipe de trabalho.
Outro ponto relevante na organização documental é o fato de ela diminuir radicalmente o uso de papel – contribuindo com o meio ambiente, a significativa melhoria no aproveitamento do espaço físico, evitando armazenamento inadequado e mantendo o ambiente livre.
Softwares de gerenciamento de dados propiciam uma categorização inteligente, proveem temporalidade eficiente e favorecem uma rotina de trabalho produtiva e ágil.
Por que organizar documentos?
Partindo do princípio que cada colaborador possui seu computador pessoal e tem uma forma de trabalhar, é necessário ter um lugar único para guardar os arquivos, onde todos possam acessá-los com facilidade.
- Encontre o que precisa, na hora que precisa:
Nada pior que perder tempo procurando algo que devia estar à mão. Se você sabe qual arquivo deseja acessar para realizar uma tarefa, fica muito mais fácil encontrá-lo quando tudo está organizado. Usando um sistema em nuvem, você pode arquivar e organizar sem medo seus documentos.
- Arquive tudo e não se preocupe:
É possível eliminar a preocupação com perder arquivos que ficam no computador ou em pen drives e HDs externos que podem queimar. Arquivar os documentos na nuvem é uma solução que está aí para ser usada e que traz muita praticidade ao trabalho. Você pode acessar o que precisa de qualquer computador ou dispositivo móvel.
- Crie um modelo e repasse para todos os envolvidos
Quando os funcionários sabem organizar os documentos da empresa na nuvem, todos ganham tempo e agilidade no ambiente de trabalho. Pergunte a opinião dos outros e continue a otimizar a organização de seus documentos, assim seu trabalho será sempre aprimorado e contribuirá nos seus resultados.
Precisa de ajuda na migração para a nuvem? A Copsys possui a solução de pestão de documentos na nuvem perfeita para sua empresa em conformidade com a LGPD. Agende uma demonstração com um de nossos especialistas!