4 benefícios das soluções de workflow de documentos

soluções de workflow fluxo de trabalho gerenciamento documentos

Nos dias de hoje, a maioria das organizações estão procurando novas soluções de workflow, para melhorar os processos e fluxos de trabalho existentes, aumentar a produtividade e aprimorar os esforços de segurança e conformidade.

Transformar documentos físicos em dados digitais através da digitalização de documentos é uma das formas de consolidar alguns processos documentais. Mas isso é só uma parte do desafio!

As empresas necessitam de soluções de workflow documentais avançadas, principalmente para aumentar a eficiência, reduzir custos e garantir o cumprimento dos requisitos de privacidade e segurança.

Segundo o engenheiro de vendas da empresa de tratamento de águas residuais Baker & Associates, Doug Borosky, o negócio necessita de uma forma rápida e efetiva de obter informações e por isso precisa de uma solução para satisfazer as exigências de gestão de documentos.

Entenda os 4 PRINCIPAIS BENEFÍCIOS em escolher soluções de workflow para o gerenciamento de documentos:

1. Maior produtividade

As empresas que possuem um sistema ativo de gerenciamento de workflow de documentos cometem menos erros, pois são mais eficazes e eficientes em suas atividades consideradas rotineiras, tornando seus serviços mais consistentes, ou seja, oferecendo padronização e agilidade, além da qualidade nas atividades gerenciadas por aquele sistema.

2. Colaboração aprimorada

As ferramentas de workflow de documentos também permitem que cada membro da equipe se conecte aos processos de forma colaborativa, proporcionando um melhor acesso aos documentos importantes e melhorando a interação entre as equipes de trabalho.

3. Segurança fortalecida

A segurança documental é extremamente importante. Com as soluções de workflow, os processos são separados de forma específica para cada usuário ou equipe distinta e cada função tem seu nível de acesso, fortalecendo a segurança dos documentos.

Além disso, no caso de optar por nossas soluções de workflow, sua empresa terá os conteúdos compartilhados com segurança para os parceiros, clientes e outros contatos via OneDrive.

4. Economia de custos

Muitas organizações que pesquisam o mercado ficam surpresas ao descobrir que a solução da Copsys não é apenas cheia de recursos para melhorar a produtividade, aprimorar a colaboração entre as equipes e fortalecer a segurança documental, mas também a mais robusta em seu conjunto de recursos.

Isso significa que, muitas vezes, proporciona uma maior economia de custos e menores investimentos, em empresas grandes e pequenas.

Quer conhecer mais sobre nossas soluções de workflow de documentos? Entre em contato com nossos profissionais para fazer um orçamento. Se preferir, solicite uma demonstração interativa em tempo real e tire suas dúvidas através de uma videoconferência.

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10 princípios básicos para economizar com impressão

Você pode até não ser “mão fechada” igual ao Julius da série Todo Mundo Odeia o Cris, mas deve considerar que vivemos em dias que economizar tempo e dinheiro é essencial para a produtividade e eficiência das empresas no mercado competitivo.

Processos otimizados, redução de custos e automatização de procedimentos são soluções valiosíssimas dentro do mundo corporativo. Pensando nisso, apresentamos 10 princípios básicos para reduzir seus custos com impressão:

 


  1. Necessidade: Pergunte a você “eu preciso mesmo imprimir este documento? “ Se a resposta for não, economize 100% ao evitar a impressão.
  1. Visualize: Use a ferramenta “Visualizar a impressão” antes de imprimir. Isso evita as reimpressões desnecessárias. Se mesmo assim errar a formatação da impressão, use-a como rascunho.
  1. Frente-e-verso: Utilize o formato duplex, ou seja, com impressão frente-e-verso. Desta forma você vai economizar 50% com papel.
  1. Comprima: O modo econômico, também conhecido como n-up ou two-up, imprime muitas páginas em uma mesma face da folha, economizando papel e suprimento.
  1. Não imprima e-mail: Lembre-se, imprimir sem necessidade pode causar um grande gasto desnecessário para a empresa. Se alguém precisa ver o e-mail, aperte o botão “Encaminhar” para esta pessoa específica, no lugar de “Imprimir”.
  1. Meio ambiente: Antes de imprimir, leve sempre em consideração o impacto que você pode causar gastando tanto papel e tinta sem necessidade. Lembre-se que ainda não existe um botão para reimprimir nosso planeta.
  1. Recicle: A carcaça do seu cartucho ou toner pode ser reciclada. Esta pequena ação, além de economizar, pode contribuir para um movimento de consciência sustentável, diminuindo a prática do consumo desnecessário dentro da empresa.
  1. Impressões P&B: Economize até 300% evitando imprimir colorido. O cartucho e toner de tinta colorido pode ser até 3 vezes mais caro do que o mono. Se a impressão precisar de colorização, sempre que possível, escolha o modo “Rascunho” antes de imprimir.
  1. Busque sua impressão: Ao imprimir, busque imediatamente sua impressão. Isso evita que outras pessoas levem sua impressão por acidente, poupando uma reimpressão desnecessária. Se possível, ofereça aos seus colaboradores o recurso de liberação de impressão por crachá, smartphone, ou pin code.
  1. Software de impressão: Entender por completo os custos facilita na hora de descobrir as possíveis maneiras de otimizar o uso da impressora. Com um software adequado de gerenciamento de impressão, tudo fica mais fácil e ágil.

 


Gerencie as impressões de sua empresa com políticas de uso, cotas informativas e restritivas, liberação de impressão por crachá, domínio sobre os gastos com impressão e relatórios que ajudam a entender melhor seus custos.

Você sabia que configurar esses recursos para toda a sua empresa e filiais com softwares de gerenciamento de impressão é muito mais fácil do que você imagina?

A COPSYS pode te ajudar. Pois para nós (e para o Julius), economizar é sempre bem vindo! Portanto, sem desperdícios daqui pra frente!

O que achou dessas dicas? Tem algum assunto que gostaria que abordássemos? Nossa equipe técnica vai atrás da sua dúvida. É só comentar abaixo.

Escolha bem: Cartucho de Tinta ou Toner?

problema com cartucho de tinta ou toner olhando impressora

Na hora de comprar, a escolha da impressora mais funcional para o seu negócio é uma dúvida comum. Nos dois tipos de sistemas de impressão, podemos identificar vantagens e desvantagens. Por isso, podemos dizer que a escolha certa Depende do que você precisa em uma impressora.

Vamos trazer aqui os prós e contras do cartucho de tinta ou toner para ajudar na escolha do que é melhor para você e seu negócio.

 


Cartucho de tinta

Este é o tipo de impressora mais comum entre os brasileiros. Os modelos são no geral, mais baratos do que os de toner a laser, mas podem variar bastante o preço, dependendo da qualidade e da marca do produto. Entre as lojas no mercado o preço varia entre R$150,00 para até R$4.000,00.

Outra vantagem de escolher uma impressora de jato de tinta é a capacidade de suportar uma maior variedade de papéis sem perder a qualidade de impressão. Alguns modelos mais robustos podem imprimir até fotografia com uma alta performance.

Os cartuchos são também mais baratos do que os toners, porém rendem por menos tempo, ou seja, imprimir em grandes quantidades pode ser um problema, pois o gasto de tinta por folha é maior.

 


Toner

As impressoras a laser são, no geral, mais caras do que as de cartucho de tinta. Isso representa um investimento inicial maior. Nas lojas, os aparelhos variam de um valor de R$299,00 até R$9.999,00 e em alguns casos, as impressoras chegam a um valor fora dos padrões brasileiros (R$49.000,00). :O

Porém, os dispositivos a laser são bem mais rápidos e permitem a impressão de uma grande quantidade de páginas em um menor tempo/preço, comparados com as impressoras de cartucho de tinta. Além disso, se o seu problema é tempo, uma ação que pode otimizar ainda mais os processos e economizar com mais eficiência é escolher uma tipografia mais fina antes finalizar a impressão.

O preço dos toners, apesar de variar bastante, no geral, são mais caros do que os cartuchos de tinta, principalmente se forem a cores. No entanto, eles duram mais e são econômicos a longo prazo, já que são capazes de imprimir maiores quantidades de páginas em pouco tempo.

 


A escolha certa

Para fazer a escolha certa entre cartucho de tinta ou toner, entre em contato com a COPSYS e solicite uma demonstração de nossa solução de gerenciamento de impressão e equipamentos. Consultar uma empresa especialista em gerenciamento de impressão como a COPSYS vai te ajudar na análise do melhor custo x benefício para seu negócio e oferecer soluções que podem ser mais eficazes ainda, como por exemplo o aluguel e o gerenciamento dos equipamentos de impressão. Sendo nosso cliente, você poderá usufruir dos seguintes benefícios:

  • A reengenharia do parque de impressão, oferecendo equipamentos robustos e multifuncionais que atendem a exata demanda dos seus departamentos e filiais.
  • Recebimento de suprimentos automaticamente no local durante todo o período do contrato e evite estocagem. O contrato permite preço fixo, por tempo determinado, evitando surpresas.
  • Otimização de sua previsão financeira, uma vez que a locação oferece a exata previsão dos custos. Pague por página impressa. Consulte outras modalidades.
  • Manutenção preventiva e preditiva regularmente. Monitoramos os equipamentos à distância, permitindo saber sua situação atual e antecipar soluções aos possíveis problemas.
  • Promoção o uso conscienteaos seus colaboradores através do nosso programa educacional.
  • Relatórios e gráficos completos para análise e auditoria.
  • Suporte e Help Desk.
  • Sem dor de cabeça. Tudo funcionando, com qualidade, continuidade e sempre visando a melhor opção para você gastar menos, sempre.

Entre cartucho de tinta ou toner, a melhor escolha é a eficiência e a economia que você pode obter através da solução de impressão de um especialista. Entre em contato com nossos especialistas de plantão para encontrar uma solução para o seu negócio.

 

 

 

5 dicas para economizar com suprimentos

cartucho de tinta economizar com suprimentos

A tecnologia permite autonomia e praticidade para as empresas no mundo todo, isso também se aplica no mercado de impressão e cópias. No entanto, imprimir centenas de páginas a um clique trazem novas preocupações. Desperdício com reimpressões, falta de previsibilidade financeira, custo total de propriedade e o impacto do consumo no meio ambiente surgem como os novos dilemas para o mercado corporativo.

A verdade é que quanto mais você precisa imprimir, é quando o toner – ou o cartucho de tinta – estão no fim.

Pensando nisso, selecionamos para você 5 dicas para economizar com suprimentos:

 


1. Não use Arial

A Arial pode parecer uma tipografia inocente, mas na verdade é uma das vilãs na hora de economizar. Você acredita que um estudante de apenas 14 anos, morador de Pittsburgh (EUA), descobriu que as empresas podem economizar até 27% com suprimentos, apenas trocando o tipo de letra por uma mais fina antes de imprimir?

O rapaz projetou uma economia de US$ 21 mil anuais em sua escolha e estendeu para os cálculos do governo norte-americano, descobrindo que a ação alcançaria uma redução de custo de incríveis US$ 324 milhões para os cofres públicos. Revertido para o real, com este dinheiro, daria para manter pelo menos 7 hospitais, por ano, aqui no Brasil.

Tente você também: Troque a fonte padrão de Arial para Times New Romam e economize até 27% em tinta.

 


2. Opte por preto-e-branco

Esta opção de economia só se aplica com documentos simples ou que seja apenas rascunho. Porém, mesmo se o objetivo é imprimir colorido, imprima os rascunhos em preto-e-branco e verifique muito bem se tudo está dentro do esperado antes de imprimir a versão final em cores.

O custo de impressão colorida pode ser até 12 vezes mais cara do que na impressão mono.

 


3. Padronize seus equipamentos

Torne seu parque de impressão sólido, com o mínimo de modelos de impressoras ou, melhor ainda, invista em multifuncionais. Isso proporciona controle no momento de adquirir suprimentos e permite descontos em compra no atacado. Se for necessário, consulte a COPSYS para fazer um projeto de reengenharia de parque de impressão., receba suprimentos, suporte, pague por página impressa, saiba exatamente o custo por mês de impressão, entre outros benefícios.

 


4. Prefira disseminar documentos em formato digital

Na maioria das vezes, os textos nem sequer precisam ser impressos. Um exemplo bastante comum é o e-mail, sempre que for imprimir algum e-mail para mostrar a qualquer pessoa, analise e opte por encaminhar pelo próprio e-mail, ao invés de gastar papel e tinta com uma impressão sem necessidade. Experimente usar também um dispositivo móvel, um tablete, notebook ou até mesmo projetor. Se for necessário, transforme o arquivo em um formato compatível para visualização (ex: PDF, JPG, PNG)

 


5. Padronize seus equipamentos

Sempre que puder, recicle a carcaça do cartucho ou toner. Isso, além de promover a consciência sustentável dentro da empresa, incentiva o reuso de objetos que iriam para o lixo. Leve sempre em consideração o meio ambiente antes de imprimir, pois, infelizmente, ainda não temos um botão para reimprimir o planeta.

Interessante como você pode economizar com suprimentos fazendo simples ações que você nem fazia ideia que poderiam te ajudar, não é?

Veja outras dicas importantes para economizar com suas impressões. E no seu escritório? O que você e seus colegas fazem para economizar com suprimentos? Comente aqui e assine nossa Newsletter para receber muitas dicas de impressão.