Chegar ao trabalho, encontrar uma pilha de papéis acumulados para organizar e buscar informações é algo estressante.

Geralmente os prazos de entrega são curtos e o volume de documentos e serviços para entregar é grande. Como resolver esse problema?

A digitalização de documentos, processos, pautas, formulários, registros e fichas no seu computador é um passo essencial para o aumento da produtividade, para a construção de um ambiente de trabalho dinâmico e pronto para atender às demandas do mercado.

Além disso, a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD) trouxe mudanças sobre o armazenamento de documentos que incluem a coleta, o armazenamento, o mapeamento e o descarte desses dados coletados.

Sabia que sua empresa pode se adaptar mais rapidamente à LGPD?

Continue a leitura e conheça as vantagens da digitalização e sua conformidade com a LGPD.

Digitalizar é o mesmo que escanear?

Muitas pessoas acreditam que digitalizar e escanear sejam sinônimos, mas há uma diferença importante entre esses termos. Escanear significa fotografar algo com um equipamento de scanner, enquanto digitalizar é transformar as informações dos documentos indexáveis.

Além da facilidade de localização desses documentos, redução de espaço de armazenamento, sua empresa ainda pode contratar um serviço de GED – Gestão Eletrônica de Documentos, para ampliar a segurança das informações segurança e padronizar de forma organizada e eficiente.

Quais as vantagens de digitalizar a minha empresa?

Entre as vantagens de digitalizar sua empresa a Copsys, estão:

  • Aumento da produtividade

Colocar um profissional procurando arquivos físicos é desvantajoso para a empresa e para o colaborador, porque esse tempo perdido pode desgastar a relação com seu cliente e fatalmente tirar o foco desse profissional.

Digitalizar documentos facilita sua busca, acesso e garante que sua equipe manterá o foco em um atendimento mais ágil e ainda contribuirá de maneira mais estratégica para sua companhia.

Uma equipe focada, atuando de forma inteligente sempre será sinônimo de aumento de produtividade, atingimento de metas e alcance de resultados.

  • Segurança e Organização

Já pensou na possibilidade de um acidente em sua empresa? Um incêndio, inundação e até pragas podem gerar mais dor de cabeça do que o previsto.

Com o processo de digitalização, os arquivos digitais ficam salvos e protegidos contra alterações e perdas e seu escritório ainda terá mais espaço físico disponível com um ambiente mais saudável.

  • Conformidade com a LGPD

O ideal é que todos os dados de todos os clientes sejam guardados num mesmo sistema e que ele seja o mais seguro possível e à prova de hackers, pois a lei também pune vazamentos de dados. Tenha informações de quando cada dado foi coletado, para qual finalidade e por quanto tempo ele deverá permanecer no sistema, sob a estreita supervisão de DPOs técnico e jurídico.

  • Sustentabilidade

A gestão de documentos digitalizados torna a sua empresa mais sustentável e ecologicamente correta. Clientes preocupados com os valores da marca podem contratar serviços de empresas com sustentabilidade em seus processos produtivos.

Vale lembrar, inclusive, que o uso de papéis, tintas e cartuchos é reduzido consideravelmente na utilização de arquivos digitais, promovendo a redução de custos.

Uma estratégia de sucesso para a sua empresa

Otimizar o tempo de trabalho, reduzir custos, aumentar a produtividade, facilitar o acesso às informações da empresa pelo setor responsável, diminuir o espaço de arquivos físicos e ainda estar em conformidade com a LGPD são os ingredientes de uma receita para o caminho do sucesso de uma empresa.

Economizar recursos sem perder a produtividade é o foco de um bom gestor e a iniciativa de trabalhar com arquivos digitais favorece essa estratégia.

Para isso, o ideal é contratar uma empresa que possui soluções para o armazenamento físico de documentos, especializada em digitalização e disponibilização de forma segura e em total conformidade com à Lei Geral de Proteção de Dados.

A Copsys possui soluções tecnológicas integráveis, que facilitam o acesso e compartilhamento de documentos, de forma extremamente segura, com controle de temporalidade e mapeamento do ciclo das informações. E mais! Nossas soluções possibilitam uma auditoria em tempo real de todos os tratamentos ao qual o documento está sendo submetido atribuindo privacy by design e by default na sua operação, conformando-a a LGPD no que tange o armazenamento e gerenciamento dos documentos.

Conte com a especialização da Cospys para cuidar dos seus documentos de ponta a ponta.