Digitalizar documentos é o mesmo que escaneá-los?

digitalização ged scanner escanear digitalizar documentos

 

A resposta é: Não!

Escanear é apenas uma das formas de captura do documento/imagem/informação. O processo de digitalizar documentos envolve também as seguintes etapas:

  • Captura – scanner, mobile, desktop
  • Processamento e Classificação – Hardware/Software
  • Distribuição – Gestão eletrônica de documentos (GED)

Por que é importante digitalizar documentos em uma empresa?

Vamos calcular as possibilidades do quanto de papel e espaço sua empresa desperdiça para produzir e guardar documentos: contratos, notas fiscais, processos, documentos de diversos setores (administrativo, financeiro, contábil, etc.).

Recentemente, o IDC divulgou que, nos Estados Unidos, as empresas criaram cerca de 1 bilhão de páginas de papel por dia e gastou-se em média quatro semanas por ano de um executivo, na procura de documentos.

E não é só isso! Entenda os principais problemas causados pela produção de documentos em papéis:

  • Desperdício de tempo e dinheiro com arquivos, caixas, envelopes, etiquetas e papelaria em geral.
  • Acúmulo de papel, que pode facilitar o surgimento de pragas como o bicho da seda e o cupim.
  • Uso desnecessário de espaço físico, que poderia ser aproveitado para alocar frentes de trabalho e ou dispositivos, computadores, servidores, etc.
  • Desperdício de papel com cópias de documentos impressos sem necessidade.
  • Dificuldade na pesquisa e catalogação.
  • Falta de segurança, extravio e perdas por erro humano.
  • Impacto ambiental, gerado pela alta produção de papel.
  • Risco de incêndio

 

processamento captura classificação papel desperdício distribuição

Terceirize a digitalização e gestão de documentos

Nossa solução de digitalização de documentos, além de proporcionar o ganho de espaço físico, o crescimento da produtividade, o aumento na segurança e a redução no impacto ambiental (escritório paperless), facilita a abertura para outra solução essencial da Copsys, a Gestão Eletrônica de Documentos (GED).

O GED da Copsys permite automatizar os processos documentais da sua empresa e departamentos, facilitando e agilizando a manipulação de documentos desde sua criação até o arquivamento, seja físico ou digital.

  • Busca inteligente de arquivos;
  • Automatização de processo documentais;
  • Edição simultânea de documentos;
  • Resultados relevantes;
  • Acesso móvel através de aplicativos;
  • Pastas inteligentes no Microsoft Outlook;
  • Co-Authoring;
  • Digitalização de comprovantes e recibos;
  • Check In/Check Out durantes as edições;
  • Pré-visualização do documentos antes de abrir;
  • Templates de Documentos;
  • Gerenciamento de Permissões Automáticas;
  • Integração com MS Office;
  • Integração com o Outlook;
  • Disponibilidade off-line;
  • Relatórios & Business Intelligence;
  • Compliance e QMS;
  • Log para auditoria;

Está esperando o que para saber mais sobre nossas soluções?

Digitalização de documentos

Aluguel e venda de Scanners

Gestão eletrônica de documentos e processos

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Fonte: Sebrae

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