A resposta é: Não!
Escanear é apenas uma das formas de captura do documento/imagem/informação. O processo de digitalizar documentos envolve também as seguintes etapas:
- Captura – scanner, mobile, desktop
- Processamento e Classificação – Hardware/Software
- Distribuição – Gestão eletrônica de documentos (GED)
Por que é importante digitalizar documentos em uma empresa?
Vamos calcular as possibilidades do quanto de papel e espaço sua empresa desperdiça para produzir e guardar documentos: contratos, notas fiscais, processos, documentos de diversos setores (administrativo, financeiro, contábil, etc.).
Recentemente, o IDC divulgou que, nos Estados Unidos, as empresas criaram cerca de 1 bilhão de páginas de papel por dia e gastou-se em média quatro semanas por ano de um executivo, na procura de documentos.
E não é só isso! Entenda os principais problemas causados pela produção de documentos em papéis:
- Desperdício de tempo e dinheiro com arquivos, caixas, envelopes, etiquetas e papelaria em geral.
- Acúmulo de papel, que pode facilitar o surgimento de pragas como o bicho-da-seda e o cupim.
- Uso desnecessário de espaço físico, que poderia ser aproveitado para alocar frentes de trabalho e/ou dispositivos, computadores, servidores, etc.
- Desperdício de papel com cópias de documentos impressos sem necessidade.
- Dificuldade na pesquisa e catalogação.
- Falta de segurança, extravio e perdas por erro humano.
- Impacto ambiental, gerado pela alta produção de papel.
- Risco de incêndio
Terceirize a digitalização e gestão de documentos
Nossa solução de digitalização de documentos, além de proporcionar o ganho de espaço físico, o crescimento da produtividade, o aumento na segurança e a redução no impacto ambiental (escritório paperless), facilita a abertura para outra solução essencial da Copsys, a Gestão Eletrônica de Documentos (GED).
O GED da Copsys permite automatizar os processos documentais da sua empresa e departamentos, facilitando e agilizando a manipulação de documentos desde sua criação até o arquivamento, seja físico ou digital.
- Busca inteligente de arquivos;
- Automatização de processo documentais;
- Edição simultânea de documentos;
- Resultados relevantes;
- Acesso móvel através de aplicativos;
- Pastas inteligentes no Microsoft Outlook;
- Co-Authoring;
- Digitalização de comprovantes e recibos;
- Check In/Check Out durantes as edições;
- Pré-visualização do documentos antes de abrir;
- Templates de Documentos;
- Gerenciamento de Permissões Automáticas;
- Integração com MS Office;
- Integração com o Outlook;
- Disponibilidade off-line;
- Relatórios & Business Intelligence;
- Compliance e QMS;
- Log para auditoria;
Está esperando o que para saber mais sobre nossas soluções?
Gestão eletrônica de documentos e processos
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Fonte: Sebrae