Talvez você já tenha ouvido falar em gerenciamento eletrônico de documentos – GED, mas talvez não saiba exatamente do que se trata ou até onde esse tipo de gestão pode influenciar o seu negócio.

Muita gente acha que esse tipo de gerenciamento é apenas para empresas de grande porte ou para áreas ligadas à tecnologia. Na verdade, o GED é útil para qualquer setor e tem influência positiva em várias áreas de um negócio.

Para mostrar isso para você, escrevemos este artigo, para explicar como funciona o GED e por que você deveria contar com ele na sua estratégia de negócio.

O que é gerenciamento eletrônico de documentos

Não é de hoje que a transformação digital deixou de ser uma previsão do futuro e passou a ser uma realidade no dia a dia empresarial. Pensar em otimizar processos com a ajuda da tecnologia faz parte da estratégia de qualquer empresa que pretenda continuar crescendo no atual cenário de mercado em que nos encontramos.

E é justamente aí que entra o GED, que podemos definir como um conjunto de tecnologias que facilitam o controle, armazenamento, compartilhamento e recuperação de dados de uma organização, seja ela privada ou pública. 

O GED proporciona aos usuários um acesso ágil, fácil e seguro a documentos, normalmente pela internet, o que permite a entrada de qualquer lugar. Gerir documentos é uma área da administração que tem relação com economia e eficiência na criação e utilização de documentos. A informação precisa estar disponível no lugar certo, na hora certa e com o menor custo possível para ser usada de forma eficaz.

Quais são os objetivos do gerenciamento eletrônico de documentos?

Um dos maiores objetivos de contar com o GED é que você passa a padronizar procedimentos para classificação, transferência, guarda e descarte de documentos, permitindo o acesso controlado a documentos e arquivos do seu negócio e, portanto, melhora a segurança e o acesso aos dados.

Além disso, você vai notar economia por ter uma a produção documental mais racional e terá mais agilidade e melhoria nos processos, inclusive na hora de tomar decisões, pois terá os documentos mais organizados e facilmente à disposição, também com controle e rastreio de fluxo de arquivos. É a melhor forma de preservar o seu patrimônio documental.

Quais são as principais vantagens do GED?

Para deixar ainda mais claro porque investir em GED é essencial para qualquer negócio, podemos citar os três principais benefícios que uma empresa pode ter a partir do momento em que escolhe atuar com esse tipo de serviço:

1. Organização de documentos

Com um sistema para gerenciar seus documentos, seu negócio passa a contar com funcionalidades que auxiliam na organização de todos os dados da sua empresa de forma eficiente e ágil para todos os profissionais envolvidos. Isso acontece porque os documentos são categorizados levando em conta aspectos como datas, tipo, setor etc.

Essa organização faz com que a perda de arquivos não aconteça ou se torne praticamente nula e ninguém mais perde tempo com a busca de documentos no sistema. Essa facilidade para encontrar dados melhora os processos de maneira geral, facilitando o acesso posterior a documentos por quem quer que precise e, claro, esteja autorizado a mexer neles. Além de praticidade, seus documentos ganham segurança.

2. Suporte aos processos

Ao contratar um serviço de GED, você terá acesso ao suporte técnico com profissionais especializados e certificados nessa área. Isso significa que você nunca mais ficará na mão quando tiver qualquer problema que seja com os seus documentos!

Esse mesmo suporte técnico vai ajudar a manter a integridade dos documentos, porque faz toda a preparação do material antes da digitalização em si e também acompanha toda a posterior organização do acervo de documentos digitais. É por essa razão que esse é um serviço que vale muito a pena pensar em contratar para o seu negócio, pois os problemas  que você possa ter referentes à armazenagem ou inserção de dados no sistema serão sempre prontamente resolvidos.

Além disso, ao digitalizar seus documentos, você libera espaço físico, aumentando a mobilidade dentro da sua empresa e garantindo segurança, já que papéis podem rasgar, molhar e ficarem velhos, por exemplo. Sem contar que esse é um passo fundamental para estar de acordo com a LGPD!

Além do mais, se você tem uma equipe focada para ajudar nesse aspecto, seus funcionários não precisarão mais perder tempo com sistemas de armazenagem de documentos, além de encontrarem tudo com mais facilidade. Isso se resume em ganho de produtividade!

3. Controle de acessos

Como citado antes, um software de GED oferece controle total dos acessos em pastas que são criadas para inserir os documentos, bem como tira e dá permissões para usuários e setores dentro do sistema. Assim, você garante que as informações estarão acessíveis apenas para quem tem autorização, assegurando que seus dados estejam seguros.

Sua concorrência certamente já está aumentando a produtividade e atingindo melhores resultados com GED. E você? Fale agora mesmo com um especialista Copsys e saiba como um software 100% web pode digitalizar, organizar, armazenar e controlar seus documentos da maneira que você precisa para não ficar para trás!