Com a transformação digital pela qual temos passado nos últimos anos, algumas necessidades surgiram em relação à documentação. Transformar documentos físicos em digitais é uma ação comum, mas que permite avançar tecnologicamente, por ser capaz de agilizar processos, aumentando a produtividade e permitindo o acesso a essas informações de qualquer lugar.

Porém, a grande dúvida que fica é: como digitalizar documentos de forma segura? Afinal, estamos falando em compartilhar informações privadas e, mais do que isso: como manter a qualidade dessa documentação? Por isso escrevemos este artigo, para esclarecer todas essas questões para você. Vamos juntos?

O que é OCR

Antes de mais nada, quando falamos sobre digitalizar documentos, não podemos prosseguir sem falar do OCR, do inglês Optical Character Recognition, em português Reconhecimento Ótico de Caracteres.

Um software OCR permite que tipos diferentes de documentos digitalizados sejam convertidos em dados pesquisáveis e editáveis. Isso significa que imagens de texto são convertidas em texto real.

Complicado? Vamos a um exemplo: imagine que você deseja digitalizar algumas páginas de um livro. Para isso, podemos utilizar um escâner ou até mesmo a própria câmera do nosso celular, não é mesmo? Simples assim, as páginas já estarão disponíveis em um arquivo digital de imagem ou em PDF.

Aliás, converter documentos em PDF é uma prática muito comum. O Portable Document Format, que nasceu em 1992, após o cofundador da Adobe, John Warnock, criar uma iniciativa chamada “The Camelot Project”, em 1991, tinha o objetivo de desenvolver um formato que possibilitasse a exibição digital de arquivos de diferentes origens, em qualquer lugar e com a possibilidade de impressão a partir de qualquer computador. Deu certo, não é?

Uma das razões que transformaram o formato no mais usado por empresas, seja para fins digitais ou mesmo para impressão, é o fato de o PDF manter as características originais do documento, preservando as fontes e as cores, ideal para trabalhos gráficos.

Para entender qual o diferencial de um software OCR nesse cenário, pense que as páginas digitalizadas do livro citado anteriormente sejam enviadas por e-mail para um grupo de usuários que vai precisar editar essas informações. Como fazer?

Como funciona um software OCR

Ainda imagine que, entre os destinatários, existe uma pessoa cega que precisa usar um leitor de tela. Ao receber o PDF, nenhum dos destinatários conseguirá editar o documento e, o usuário cego, em especial, não vai conseguir nem ao menos ler o seu conteúdo, pois o material é uma imagem ou um PDF de imagem, e leitores de tela não interpretam esse formato.

Assim, temos um grande problema de acessibilidade desse conteúdo, não é? Isso acontece porque apenas digitalizar um documento não é suficiente para oferecer as informações em um formato editável, quer dizer, em um formato textual, que pode ser editado e interpretado por um leitor de tela. 

Por essa razão, após digitalizar qualquer documento que contenha texto, apenas um software OCR é capaz de extrair o conteúdo da imagem, convertendo-a em texto e possibilitando o acesso ao conteúdo original do documento por qualquer usuário. Imagine como sua equipe vai aumentar a produtividade por eliminar esse tipo de situação da rotina!

Por que digitalizar documentos?

A digitalização é o processo mais rápido para transformar seu documento físico em um documento digital, o que não apenas muda seu formato, mas permite que ele seja classificado, indexado por metadados, processado com reconhecimento óptico de caracteres, como citamos, e distribuído.

A digitalização permite, inclusive, segurança e organização na coleta de assinatura digital, desburocratizando o dia a dia de quem precisa lidar com inúmeros documentos e também é um passo importante para estar em conformidade com a LGPD.

Acumular papéis pode trazer uma série de problemas para o seu negócio, além de ocupar um espaço cada vez maior, gerando gastos com pastas, caixas, arquivos, envelopes e etiquetas, por exemplo. Acredite: você sempre vai acabar gerando cópias desnecessárias enquanto mantiver seus documentos no formato físico.

Também é muito mais difícil encontrar informações quando a única forma de buscar o documento é manual, em meio a tantos outros papéis e pó, o que também ajuda a extraviar documentos. Nem precisamos falar sobre o impacto ambiental disso tudo!

Se você quer reduzir o uso do seu espaço físico em até 70%, ter mais agilidade na busca de documentos, aumentando a produtividade e diminuindo erros humanos, entre em contato com um especialista da Copsys. Seja qual for a área de atuação da sua empresa, saúde, educação, jurídica, recursos humanos, contabilidade ou engenharia, digitalizar documentos é essencial. Não deixe seu negócio ficar para trás!